Je cv optimaliseren voor ATS

ATS: wat is dat?

Een ATS of recruitmentsysteem is een software toepassing waarmee recruiters en werkgevers geautomatiseerd de gegevens van kandidaten beheren, kandidaten zoeken en reageren op sollicitanten. Het bevat een databank met de gegevens van sollicitanten van wie het cv is ingevoerd, een zoekmachine waarmee een recruiter of werkgever kandidaten kan zoeken en selecteren en vaak ook een tool waarmee afgewezen en geselecteerde sollicitanten automatisch beantwoord kunnen worden.

Er zijn verschillende benamingen: een recruitmentsysteem of ATS wordt ook wel recruitment software, werving & selectie software, kandidaat volgsysteem, sollicitantenvolgsysteem (SVS) of Talent Management Systems (TMS) genoemd. Verder kan een ATS onderdeel zijn van een Customer Relationship Management systeem (CRM) waar de gegevens van sollicitanten in een databank in worden bewaard.

Hoe werkt een ATS?

Er zijn in Nederland alleen al tientallen verschillende ATS softwarepakketten beschikbaar. Bovendien zijn er op internet honderden internationale softwarepakketten te vinden. Natuurlijk werken die softwarepakketten niet allemaal op dezelfde manier, maar globaal gezien hebben ze hetzelfde doel en werking.

Om jouw cv te kunnen optimaliseren voor een ATS is het van belang om te weten hoe de meeste ATS-en werken. Een goed ATS zorgt ervoor dat een recruiter of werkgever op een efficiënte, snelle en geautomatiseerde manier de juiste kandidaten vindt.

Recruitmentsystemen bieden de mogelijkheid om kandidaten te zoeken met behulp van trefwoorden of sleutelwoorden (keywords). Een zoekrobot filtert bij het intikken van een trefwoord kandidaten die het ingetikte trefwoord op een relevante plek in hun cv hebben staan. Ook zijn er meestal filters beschikbaar die helpen bij het zoeken naar geschikte kandidaten. Met behulp van deze trefwoorden en filters kan een recruiter met een ATS in de databank zoeken naar kandidaten die aan bepaalde voorwaarden voldoen. Bijvoorbeeld: zoek alle personen die HBO Grafische Vormgeving hebben gestudeerd, meer dan vijf jaar ervaring hebben en het programma InDesign op hun cv hebben genoemd.

Voordelen van een ATS

Er is een reden voor dat steeds meer HR-afdelingen gebruik maken van een ATS: het biedt een aantal voordelen. Een ATS helpt bij het beheer van de gegevens van sollicitanten én om sneller, efficiënter en adequater te reageren wanneer er veel sollicitaties binnenkomen op vacatures. Je kunt je natuurlijk wel voorstellen dat het stuk voor stuk doorploegen van honderden sollicitatiebrieven en cv’s een behoorlijk tijdrovende klus is. Hele grote bedrijven krijgen wekelijks zelfs enkele duizenden sollicitatiebrieven binnen. In dat licht bezien is het heel begrijpelijk dat recruiters en werkgevers kiezen voor een ATS dat zorgt voor een (deels) geautomatiseerde, snelle en overzichtelijke (voor)selectie van kandidaten. Het scheelt enorm veel tijd (en dus geld) als recruiters en werkgevers een ATS gebruiken.

Nadelen van een ATS

Hartstikke handig zo’n ATS, zul je denken! Dat klopt, maar er kleven ook nadelen aan. Doordat een recruiter of werkgever met een ATS kandidaten (voor)selecteert door een of meer trefwoorden in te tikken, val je buiten de boot zodra de gebruikte trefwoorden niet op jouw cv voorkomen. Ook al ben je nog zo geschikt voor een functie, als jouw cv niet door deze manier van (voor)selecteren naar boven komt, dan is je kans al gauw verkeken. Verder is het systeem niet altijd in staat om alle gegevens juist te verwerken en op te slaan. Afbeeldingen en tabellen die je opneemt in je cv kunnen vaak niet ingelezen worden in het systeem en kop- en voetteksten en afkortingen worden niet altijd herkend.

Inspelen op de werking van een ATS

Als je weet hoe een ATS werkt, kun je gemakkelijk hierop inspelen. Je hoeft alleen maar je cv te optimaliseren voor een ATS. Hoe doe je dat? We geven hieronder een aantal tips:

1. Gebruik trefwoorden die relevant zijn voor de functie
2. Gebruik voor je cv een standaard documentformaat met een standaard lettertype
3. Neem een apart onderdeel op met jouw competenties (eigenschappen)
4. Veel tekst is goed
5. Gebruik opsommingtekens
6. Afbeeldingen en tabellen zijn nutteloos voor een ATS

Gebruik trefwoorden die relevant zijn voor de functie

Wil je de kans vergroten om uitgenodigd te worden voor een sollicitatiegesprek, dan is het van belang dat je jouw cv voorziet van relevante trefwoorden. Stuur je jouw cv in om te solliciteren op een bepaalde functie, dan kun je het beste een aantal belangrijke termen uit de vacaturetekst opnemen in jouw cv.

Bedenk ook woorden die goed passen bij de functie die je zoekt. Bij een baan als callcentermedewerker is het belangrijk dat je goed kunt omgaan met klanten en dat je een bijdrage levert aan de klanttevredenheid van het bedrijf. Dan neem je bijvoorbeeld de woorden “omgaan met klanten”, “klantgericht en “klanttevredenheid” op in jouw cv. Zo weet je dat jouw cv matcht met bepaalde zoekcriteria van recruiters en/of werkgevers.

Wees je er bovendien van bewust dat bedrijven niet altijd dezelfde functienaam gebruiken voor een vergelijkbaar beroep. Het ene bedrijf is bijvoorbeeld op zoek naar een tekstschrijver, terwijl een ander bedrijf een redacteur of copywriter zoekt. Kijk voor inspiratie eens naar het LinkedIn-profiel van mensen die een vergelijkbare functie uitoefenen.

Kijk wel uit voor zogenaamde overoptimalisatie, ook wel “keyword-stuffing” genoemd. Je spreekt van overoptimalisatie als een trefwoord te vaak voorkomt in je tekst, in dit geval jouw cv. Te veel sleutelwoorden zorgen voor een cv dat niet fijn meer is om te lezen. Waak er dus voor dat jouw cv goed en prettig te lezen is wanneer je een cv maakt met een cv maker!

Gebruik een standaard documentformaat met een standaard lettertype

Recruitmentsystemen kunnen meestal niet alle bestandssoorten lezen. Daarom raden we aan om een standaard documentformaat te gebruiken, zoals PDF of Word. Ook is het van belang om een veel gebruikt lettertype voor je cv te gebruiken. Denk aan Arial, Verdana, Calibri of Georgia.

Een apart onderdeel opnemen met jouw competenties

Jouw cv krijgt meer waarde als je jouw competenties of persoonlijke eigenschappen en kwaliteiten op je cv vermeldt. Daarbij is het belangrijk dat deze competenties relevant zijn voor de functie waarop je solliciteert of de baan je ambieert. Competenties zijn persoonlijke eigenschappen of kwaliteiten die te leren en ontwikkelen zijn mits jouw karakter dat toestaat en aangevuld met persoonlijkheid, intelligentie en motivatie. Denk bijvoorbeeld aan: stressbestendigheid, goed kunnen plannen en organiseren, resultaatgerichtheid, goed kunnen analyseren, delegeren, leidinggevende kwaliteiten of doorzettingsvermogen. De Competentiegids voor de rijksoverheid beschrijft 38 verschillende competenties en op internet vind je ook competentielijsten.

Veel tekst is goed

Voor een ATS geldt: hoe meer tekst op jouw cv, hoe beter. Voor een recruitmentsysteem is de lengte van jouw cv niet belangrijk. Hoe meer tekst je gebruikt, des te meer kans dat jouw cv op bepaalde woorden wordt gevonden. Overdrijf het echter niet. Een cv van twee A4-tjes is lang genoeg.

Gebruik opsommingtekens

De meeste recruitmentsystemen kunnen meestal geen kopteksten lezen, maar opsommingstekens wel. Het is dus aan te raden om jouw cv op te bouwen met behulp van opsommingstekens. Dat werkt beter dan te werken met paragrafen; deze worden niet herkent door een ATS. De opsommingstekens zorgen ervoor dat jouw cv toch overzichtelijk is.

Afbeeldingen en tabellen zijn nutteloos voor een ATS

Neem liever geen foto’s, afbeeldingen of tabellen op in jouw cv. De meeste recruitmentsystemen kunnen hier niets mee. Veel recruitmentbureaus bieden online de mogelijkheid om jouw profielfoto apart in te sturen of direct te uploaden in hun systeem.