CV voorbeeld secretaresse of directieassistent

Werk je als secretaresse, secretarieel medewerker of directieassistent dan heb jij een ondersteunende rol en faciliteer je de werkzaamheden van een leidinggevende. Taken die je uit zult voeren variëren van functie tot functie, maar denk aan agendabeheer, notuleren, inplannen en organiseren van vergaderingen, coördineren van vergaderruimtes en andere administratieve taken. Als secretaresse is het je taak om het management of de directie te ontzorgen.

Personalia

Natuurlijk horen je naam, adres en woonplaats bovenaan je secretaresse cv te staan. Samen met je contactgegevens zodat een toekomstige werkgever je kan bereiken. Een ander onderdeel dat erg belangrijk is in je personalia is het vermelden van je LinkedIn-profiel. In je curriculum vitae ben je vaak kort en bondig, maar op LinkedIn kun je uitweiden over verschillende functies, taken en resultaten. Ook van belang zijn reviews die je hebt ontvangen van voormalige leidinggevenden over hoe je je werk doet.

Personalia

Naam: Tessa de Rijk

Adres: Dorpsstraat 1, 3451 BH Utrecht

E-mailadres: email@example.com

Telefoonnummer: +31 (0)6 12345678

Geboortedatum: 1 februari 1985

Rijbewijs: B

LinkedIn: linkedin.com/tessaderijk

Persoonlijk profiel

In de functie van directieassistente of managementassistent werk je nauw samen met je leidinggevende. Daarom is het essentieel dat er een klik is tussen jou en je baas. In het persoonlijk profiel dat je onder het kopje ‘personalia’ plaatst op je secretaresse cv kun je in het kort een beeld schetsen van jezelf.

• Wat zijn je drijfveren?
• Wie ben je als persoon?
• Hoe ben je in de omgang?
• Wat is je manier van werken?

Persoonlijk profiel

Als secretaresse speel ik zo goed mogelijk in op iedere vraag en behoefte. Ik hou ervan om werk uit handen te nemen en ben pragmatisch ingesteld. Ik heb ervaring met het werken in een complexe internationale omgeving met veel stakeholders. Dankzij mijn flexibele instelling pas ik me snel aan aan veranderende omstandigheden.

Opleidingen, cursussen en certificaten

Om secretaresse of managementassistent te worden kun je een mbo of hbo-opleiding volgen. Bepaalde opleidingsinstituten als Scheidegger en Schoevers zijn een begrip in Nederland als het gaat om managementsupport. Beschik je over weinig ervaring dan kan een recruiter veel gewicht hangen aan het soort opleiding dat je hebt gevolgd. Benoem daarom ook altijd welke studie je hebt gevolgd.

Verder is het aan te raden om eventuele cursussen of behaalde certificaten op te lijsten. Heb je bijvoorbeeld een cursus tijdmanagement gevolgd of ben je gecertificeerd als projectondersteuner? Noteer dit op je cv.

Opleiding

September 2003 – januari 2005, Mbo Secretaresse niveau 4, diploma behaald, ROC, Eindhoven

Cursussen

Managementsupport – 2010

Projectmanagement – 2008

Tijdmanagement – 2007

Werkervaring

Sommige secretaresses werken jarenlang voor dezelfde baas. Anderen wisselen vaak van baan en zelfs van functie of zijn werkzaam als freelancer. Solliciteer je op een functie als directieassistent benoem dan niet alleen soortgelijke functies, maar – mocht je die hebben – ook eerdere banen die op het eerste gezicht weinig tot geen overlap hebben. Ben je werkzaam geweest als vertegenwoordig? Dan laat dit zien dat je doorzettingsvermogen hebt en dat je het in je hebt om mensen te overtuigen. Klantenservicemedewerker geweest? Dit toont aan dat je goed kunt omgaan met data en dat je telefoonskills hebt.

Werkervaring

Maart 2005 – oktober 2010, Secretaresse, ABB Bank, Utrecht

Als secretaresse heb ik twee leden van het managementteam ondersteund met o.a. de volgende taken:

• agendabeheer
• boeken van reizen
• ondersteuning op het gebied van HR
• verwerken van onkostendeclaraties
• bijhouden e-mailverkeer

November 2010 – maart 2016, Secretaresse, Impalis, Utrecht

In een internationale omgeving heb ik de volgende ondersteunende taken uitgevoerd als secretaresse:

• ondersteunen van projectmanagers
• voeren van administratie en planning
• ondersteunen van opleiders
• vraag en aanbod van opleidingen, opleiders en deelnemers op elkaar afstemmen
• klantvragen telefonisch en via mail beantwoorden
• Daarnaast heb ik een ondersteunende rol gespeeld in de aanvraag van internationale subsidies.

Maart 2016 – heden, Office assistant, Engineering, Houten

In mijn rol als office assistant bewaak en borg ik de declarabele uren en het facturatieproces van projectmedewerkers. Daarnaast lever ik administratieve en organisatorische ondersteuning aan de directie. Overige taken:

• behandelen inkomende telefoontjes, e-mail en post
• eerste aanspreekpunt voor collega’s en externen
• ontvangen van gasten
• op peil houden van voorraden

Vaardigheden op je secretaresse curriculum vitae

De technologische ontwikkelingen zijn van invloed op de vaardigheden waarover een secretaresse moet beschikken. Dit betekent ook dat je je huidige kwaliteiten zal moeten blijven ontwikkelen. Naast plannen, organiseren en tekstverwerken, moet je ICT-vaardig zijn. Je moet specifieke software kennen en er mee kunnen werken.

Efficiënt en effectief werken is een andere vaardigheid die past bij het werk als directieassistent. In plaats van een document printen, stuur je de link naar alle ontvangers. Dit bespaart tijd, geld en het milieu.

Het is de kunst om als secretaresse goed om te gaan met stress. Collega’s staan aan je bureau met honderd-en-een vragen, de telefoon gaat om de haverklap en er blijven maar mailtjes binnenkomen. Overzicht houden in de chaos en gestructeerd te werk gaan zijn vaardigheden die niet weg te denken zijn in het beroep van secretaresse.

Vaardigheden

• Flexibel – zeer goed
• Stressbestendig – zeer goed
• Georganiseerd en gestructureerd werken – zeer goed
• ICT-vaardig – zeer goed
• Plannen – zeer goed

Talenkennis

Beheers je naast de Nederlandse taal ook nog een tweede of derde taal? Dan mogen deze niet ontbreken op je cv. Secretarieel medewerkers komen veel in contact met andere partijen en niet iedereen spreekt Nederlands. Het opnemen van je talenkennis in je levensloop zou weleens een beslissende factor kunnen zijn voor het wel of niet worden uitgenodigd voor een sollicitatiegesprek.

Talenkennis

Nederlands – moedertaal

Engels – vloeiend

Spaans – vloeiend

Duits – goed

Kies voor een overzichtelijke lay-out van je cv

Als secretaresse moet je kunnen organiseren en werk je overzichtelijk en gestructureerd. Deze competenties laat je het best ook terugkomen in de vormgeving van je curriculum vitae. Opsommingen, lijstjes, veel witruimte en rustige kleuren geven de georganiseerde indruk die je als directieassistent wilt overbrengen op je toekomstige baas.

Begin direct aan je eigen secretaresse cv!