Jouw cv en de AVG: hoe zit dat precies?

De AVG kort uitgelegd

De AVG is een Europese verordening die is ingegaan op 25 mei 2018 en de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) vervangt. Het doel van deze verordening is om de Europese uitwisseling van gegevens veiliger en transparanter te maken. Organisaties moeten zorgvuldig met je persoonsgegevens omgaan en mogen deze informatie niet langer bewaren dan strikt noodzakelijk en alleen voor een specifiek doel.

Welke sollicitatiegegevens vallen onder de AVG?

Alle informatie die je verwerkt in je cv en sollicitatiebrieven, evenals de informatie die tijdens een sollicitatiegesprek in aantekeningen wordt verwerkt over jou vallen onder de AVG. Is het doen van een assessment, een screening, een psychologisch onderzoek of een medische keuring onderdeel van het sollicitatieproces? Dan gelden deze gegevens ook als persoonsgegevens.

Welke persoonsgegevens mag een uitzendbureau of recruiter verstrekken aan een opdrachtgever?

Een recruiter heeft een iets andere taak dan een corporate recruiter. De taak van een recruiter is het matchen van de wensen van de werkgever met die van een geschikte kandidaat waarbij de recruiter niet in dienst is van de werkgever. Een corporate recruiter is wel in dienst bij de organisatie waarvoor hij werft.

Wanneer een recruiter of intercedent bij een uitzendbureau op zoek gaat naar een passende kandidaat zal hij de gegevens van deze persoon moeten delen met zijn klant. Gegevensverstrekking is in dit geval noodzakelijk en relevant voor het doel waarvoor de gegevens verstrekt worden. Een recruiter mag de volgende sollicitatiegegevens met zijn opdrachtgever delen:

• Je naam en woonplaats
• Je bereikbaarheid
• Je relevante werkervaring, opleidingen en cursussen
• Of je over een rijbewijs beschikt (indien dit relevant is voor de functie)
• Je taalvaardigheid (indien dit relevant is voor de functie)
• Je cv

Ben je als uitzendkracht al ergens werkzaam, dan mogen ook de volgende gegevens worden gedeeld:

• Je telefoonnummer, e-mail en adres (op verzoek)
• Je personeelsnummer
• Je geboortedatum
• Je geslacht
• Je BSN (eenmalig in het kader van de inleners- en ketenaansprakelijkheid)

Welke persoonsgegevens mogen niet gedeeld worden?

Het is uitzendbureaus of recruiters verboden bijzondere persoonsgegevens te verwerken tenzij er een wettelijke uitzondering is. Onder bijzondere persoonsgegevens verstaan we gevoelige gegevens zoals iemands ras, godsdienst of gezondheid.

Een pasfoto

Ook een pasfoto op een cv valt onder de noemer bijzondere persoonsgegevens. Je kunt uit een foto namelijk iemands afkomst of religie afleiden. Geef jij als kandidaat toestemming voor het opslaan en verwerken van je pasfoto door derden, dan kan een uitzendbureau of recruiter deze wel delen met de opdrachtgever. Deze toestemming is alleen geldig als het verstrekken van een foto vrijwillig is en er geen nadelige consequenties zijn bij het niet verstrekken hiervan. Een uitzendbureau of recruiter mag een sollicitant niet vragen een foto mee te sturen indien dit niet noodzakelijk is voor de beoordeling van jouw sollicitatie.

Medische informatie

Ook medische gegevens vallen onder de AVG-categorie bijzondere persoonsgegevens. Recruiters of werkgevers mogen jou geen vragen stellen over je gezondheid en mogen deze gegevens niet delen met anderen. Beschik je over medische beperkingen die van invloed kunnen zijn op de invulling van de functie dan moet je deze zelf melden.

Hoe lang mogen jouw cv en andere sollicitatiegegevens bewaard worden?

Uitzendbureaus, recruiters en werkgevers mogen je cv voor een bepaalde tijd bewaren om te kunnen beoordelen of je geschikt bent voor een openstaande functie. Heb je de functie niet gekregen? Dan moeten jouw gegevens uiterlijk vier weken na het einde van de sollicitatieprocedure worden vernietigd. Wel kan de organisatie om je toestemming vragen jouw gegevens een jaar lang te bewaren voor het geval er een passende vacature vrijkomt. Is de bewaartermijn van 1 jaar verlopen dan kun je opnieuw benaderd worden voor het verlengen van je toestemming en het actualiseren van je persoonsgegevens. Geef je geen toestemming dan moeten jouw gegevens vernietigd worden.

Jouw rechten

Om controle te houden over je persoonsgegevens heb je verschillende rechten.

Recht op inzage, rectificatie en aanvulling, of verwijdering

Je hebt als sollicitant het recht om in te zien welke gegevens er exact worden vastgelegd van je. Daarnaast heb je het recht om je gegevens te wijzigen of te laten verwijderen uit de database. Iedereen mag een organisatie vragen om objectief onjuiste gegevens, onvolledige gegevens of gegevens die niet ter zake doen te laten verwijderen.

Recht op vergetelheid

Ook is het recht op vergetelheid een onderdeel van de AVG. Dit betekent dat een organisatie in bepaalde gevallen jouw persoonsgegevens moet wissen als je daar om vraagt. In de privacyverklaring vind je terug hoe je om wijziging of vernietiging van jouw gegevens kunt vragen. Zodra de organisatie jouw verzoek ontvangen heeft, moet deze binnen één maand worden beantwoord.

Recht op beperking van de verwerking

Verder heb je het recht om minder gegevens te laten verwerken.

Duidelijke privacyverklaring

De privacyverklaring van een organisatie dient zichtbaar te zijn op de website waar je solliciteert. Hierin moet staan beschreven wat voor soort gegevens verzameld worden, waarom ze deze gegevens nodig hebben en hoe de organisatie omgaat met de gegevens. Een ander onderdeel dat terug moet komen in de privacyverklaring is de bewaartermijn. Bedrijven moeten vooraf laten weten aan de sollicitant welke persoonsgegevens bewaart worden, waarvoor en voor hoelang.

Welke persoonsgegevens vermeld ik op mijn cv?

Welke persoonsgegevens je wel en niet op je cv vermeldt, is afhankelijk van de functie waarop je solliciteert. De onderdelen die altijd terugkomen op een curriculum vitae zijn de volgende:

• Naam
• Adres
• Telefoonnummer
• E-mailadres

Naast deze standaard informatie kun je ervoor kiezen om je cv verder uit te breiden met links naar sociale media zoals een LinkedIn-profiel en je rijbewijs als dit relevant is voor de vacature. Bepaalde bijzondere persoonsgegevens als je nationaliteit, geloof, geslacht en burgerlijke staat voegen weinig toe aan je cv en kun je beter weglaten op je cv.